Számláink rögzítését az Új/Számla menüpont alatt tudjuk elvégezni.

A megjelenő felületen a Partnerek fülről választhatunk a már korábban berögzített partnerek közül, a Termékek fülön pedig a korábban berögzített termékeink közül. Ugyan itt lehetőség van keresőmező segítségével megkeresni partnereinket és termékeinket (a keresőmezőben a partner nevére, címére, kódjára és adószámára, valamint termék a nevére és kódjára lehet keresni). Ezen kívül a meglévő partner és terméklistán szűrhető kategóriára is. A keresőmező alatt található Új partner hozzáadása/Új termék hozzáadása gomb segítségével pedig hozzáadhatók új elemek a listáinkhoz, amennyiben ott még nem szerepelnek.

A listában szereplő partnerre és termékekre bökve automatikusan ráhelyezzük bizonylatunkra azt (termékek esetén, ha egy termékre többször bökünk, akkor az adott termék mennyisége növekedni fog a bizonylatunkon).

Számlaszerkesztő ablakunk bal felső sarkában a kiválasztott partnerünk adatai látszódnak:

Amennyiben módosítani szeretnénk a kiválasztott partnerünk adatain, a partner kijelölését követően megjelenik a Partner szerkesztése funkció, amire rábökve megtehetjük ezt:

A jobb felső sarokban láthatjuk/állíthatjuk be bizonylatunk alapadatait.

Projekt: Számláinknak létrehozhatunk projekteket, majd ezekbe a projektekbe sorolhatjuk azokat, így a különböző projekt alá tartozó bizonylatok alapján kimutatásokat tudunk a későbbiekben lekérdezni ezek bevételeiről, nyereségeiről. Abban az esetben hasznos lehet a funkció, ha például több forrásból tevődik össze bevételünk (pl. webáruház, bolti értékesítés stb..) és szeretnénk elkülöníteni a különböző forrásból származó bevételeink statisztikáit.
Projektjeinket a Beállítások/Rendszer beállítások/Projektek menüpont alatt hozhatjuk létre.

Pénznem: A Kulcs-Üzlet programban lehetőség van Forinttól eltérő valutában is bizonylatokat kiállítani. A számla készítés során ebben a mezőben kell meghatároznunk, hogy milyen pénznemben szeretnénk számlánkat kiállítani. Amennyiben forinttól eltérő valutát választunk ki, megjelenik egy árfolyam beállítása ablak, ahol a program automatikusan felajánlja a kiválasztott pénznem aktuális árfolyamát, de lehetőségünk van ezt az értéket manuálisan is módosítani.

Az OK gombra kattintva rögzítjük a meghatározott árfolyamot a bizonylatunkhoz, ilyenkor ezzel az árfolyammal kerülnek átszámolásra a termékhez rögzített forintos eladási árak. Természetesen a termékek valutás árának módosítására a bizonylat elmentése előtt még lehetőség lesz. A beállított árfolyam is módosítható utólag is, a bizonylat szerkesztő felület alján:

Számla kelte: Ez a dátum mindig a számlakiállítás aktuális dátuma lesz, nem módosítható adat.

Fizetési határidő: Azonnali kiegyenlítésű fizetési módok esetén automatikusan megegyezik a számla kelte dátumával. Amennyiben a kiválasztott fizetési mód nem azonnali kiegyenlítésű, akkor a fizetési határidő módosítható. (alapértelmezetten első körben az ügyfélhez rendelt egyedi fizetési határidő alapján számolódik, ha ez nincs megadva, akkor pedig a fizetési módhoz rendelt fizetési határidő alapján)

Teljesítés: Alapértelmezetten a számla keltével egyezik meg, manuálisan módosítható.

Fizetési mód: Megadható milyen fizetési móddal lesz teljesítve a számla végösszege. Az alapértelmezett fizetési módokon (készpénz, bankkártya, utánvét, átutalás) felül lehetőség van további fizetési módok rögzítésére is a Beállítások/Rendszer beállítások/Fizetési módok menüpont alatt.

Szintén itt található meg a bizonylat sorszáma is. A jobb felső sarokban azt a bizonylat sorszámot tűnteti fel a program, amit az éppen készülő számla a mentés után kapni fog. A bizonylatszámok pénznemenként eltérő sorszámon futnak (eltérő a bizonylatszám előtagja). Az alapértelmezett sorszám formátum minden pénznem esetén módosítható abban az esetben, ha az adott pénznemmel még nem rögzítettünk számlát a programból, számla rögzítés után már a módosítási lehetőség megszűnik. A módosításra a Beálítások/Bizonylat beállítások/Számla előtag módosítás menüpont alatt van lehetőség.

A bizonylatszerkesztő közepén az általunk kiválasztott termékek listája fog megjelenni mennyiséggel, névvel áfa kulccsal és értékekkel.

A tétel adatainak módosításához/törléséhez ki kell jelölnünk az adott sort, hogy a funkciók megjelenjenek:

Számlaszerkesztő felületünk alsó szegmensében láthatjuk az eddig a számlára rögzített tételeink nettó, áfa és bruttó összértékeit. Itt van lehetőségünk megjegyzést rögzíteni bizonylatunkra, amely a számla nyomtatási képének alsó részén fog megjelenni, továbbá itt állíthatjuk be, hogy bizonylatunk csak magyar nyelven kerüljön nyomtatásra, esetleg szeretnénk kétnyelvű bizonylatot készíteni, ez utóbbi esetben meghatározható, hogy a második nyelv mi legyen.

A számlaadatok felett, a jobb felső sarokban található funkciógombok a bizonylat adatainak rögzítése után használhatók:

Előnézet: Készülő számlánk nyomtatási képét tudjuk a mentés előtt megtekinteni/ellenőrizni.

Piszkozat: Bizonylatunkat elmenthetjük piszkozatként. Ebben az esetben a bizonylatra rögzített adatok elmentésre kerülnek, azonban a számla nem kerül véglegesítésre, tehát nem kerül feltöltésre a NAV-hoz, illetve később megnyitva még szerkeszthetők a rá rögzített adatok. A piszkozatként mentett bizonylatok a Rögzített/Számlák/Piszkozatok menüpont alatt  találhatók.

Véglegesítés: A menüpont a számla mentésére/véglegesítésére és egyéb műveletek elvégzésére szolgál. A gomb jobb oldalán található "<" szimbólumra kattintva kiterjeszthető a menüpont és megjelenik az összes mentési opció.

  • Véglegesítés gombra kattintva a számla elmentésre kerül és egyúton a számla adattartalmát elküldi a program a NAV Online Számla Adatszolgáltatás felületére. A többi funkció használata esetén megtörténik a véglegesítés is, tehát bármelyik funkcióval véglegesítünk, a mentés és az adatszolgáltatás is megtörténik a kiválasztott folyamat végrehajtása mellett.
  • POS nyomtatás: Lehetőség van a programban POS nyomtató használatára is. Ebben az esetben egy kis hordozható nyomtatóra küldjük nyomtatásra a számlát, amely egy keskeny nyomtatási képpel fogja bizonylatunkat kinyomtatni. A POS nyomtatók általában bluetooth és wifi kapcsolattal is használhatók, így ha bizonylatainkat telefonon állítjuk ki és azonnal szeretnénk nyomtatni bizonylatot ügyfelünknek, akkor ez a lehetőség nagyon hasznos lehet számunkra. A nyomtatás után bizonylatunk mentésre is kerül a programban.
  • Küldés: Ezzel a funkcióval azonnal távnyomtatni tudjuk ügyfelünknek a bizonylatot. Amennyiben van az ügyfelünk adatlapján meghatározott e-mail cím alapértelmezetten azt felajánlja a program, de ezt a kiküldés előtt megjelenő ablakon is van lehetőségünk módosítani (ha több e-mail címre is ki szeretnénk küldeni a bizonylatot akkor ;-vel elválasztva, szóközök nélkül kell az e-mail címeket megadnunk). Ezen felül megadhatjuk a bizonylat értesítő e-mail tárgyát és tartalmát.
    Lehetőség van továbbá a könyvelőnknek és saját magunknak másolatot kérni a kiküldött bizonylatról, ezek a funkciók akkor használhatók, ha rögzítettünk fel e-mail címet a saját cégünk adataihoz, illetve könyvelői e-mail címet is.

    A Küldés gombra kattintva a bizonylat mentésre kerül és a megadott e-mail címekre kiküldi a program az értesítő üzenetet. Fontos tudni, hogy az így kiküldött bizonylatok elektronikus tárolásra nem alkalmasak, partnerünknek ki kell nyomtatni a levélből letölthető bizonylatot.
  • PDF export: A bizonylatot pdf-be fogja lementeni a program az általunk meghatározott helyre. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.
  • Nyomtatás: A bizonylatot az általunk meghatározott példányban kinyomtatja a kiválasztott nyomtatóval. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.